kto ma potrzebe audytowania organizacji - CENTRUM WSPARCIA MENEDZERA

Przejdź do treści

Menu główne:

kto ma potrzebe audytowania organizacji

DYLEMATY ZARZADZANIA > DYLEMATY ZARZADZAJACEGO
Komu i do czego potrzebny jest audyt?

Audytowania (zewnętrzne i wewnętrzne) potrzebne jest przede wszystkim do tego, by w sposób relatywnie obiektywny sprawdzić, czy organizacja funkcjonuje i rozwija się w zakładany sposób.

Pierwszym z zagadnień, związanych z audytowaniem, które może wydawać się dziwnym jest to, komu (personalnie i funkcyjnie) audytowania jest potrzebne. Właścicielowi - tak, by móc podejmować dalsze decyzje na temat przedłużania współpracy z menedżerem/menedżerami, dotychczas piastującymi ważne stanowiska w organizacji.

Dyrektorowi zarządzającemu - tak, by sprawdzić, które z elementów składowych organizacji funkcjonują nienależycie lub które z nich wymagają korekt i wsparcia.

Dyrektorom operacyjnym - tak, by sprawdzić czy potwierdzone do wykonania przez Zarząd zadania, realizowane są we właściwy sposób ale także po to, by sprawdzić, które komórki zadaniowe (podległe) nie wywiązują się należycie ze swoich zadań i powinności,

Menedżerom organizacyjnych - tak, by mieć silę argumentów po swojej stroni, kiedy przyjdzie czas podsumowania minionego okresu i kiedy dyrektor będzie musiał podejmować decyzje o przedłużeniu lub zaprzestaniu współpracy.

Pracownikom - tak, by pozbyć się w działaniu subiektywizmu i dostać precyzyjny komunikat na temat tego, co jest i jak jest , a jak powinno być wykonywane by zapewnić firmie poprawne funkcjonowanie.

Służby finansowe, techniczne, jakości - wszystkie te komórki swoje działania opierają na procesach, diagnostyce, monitorowaniu i wyznaczonych standardach
działania. To czy, organizacja funkcjonuje sprawnie, jest wynikiem równoległego działania rożnych ludzi, zespołów pracowniczych i zachowań zewnętrznych z rynku.

Co to znaczy dla audytowanych?

Informacja o audycie, rozpoczętym i wykonywanym w organizacji powinna zawierać informacje (przeznaczone do wybranych osób) o tym, jak audyt będzie przebiegał, czego będzie dotyczył, od kogo będą zbierane informacje i w jaki sposób, czym i kiedy się zakończy.

Audyty mogą mieć wieloraki charakter. Mogą to być audyty procesowe, osobowe, finansowe, jakościowe, wydajnościowe, ilościowe, bezpieczeństwa, stabilności narzędziowej. Metodyka każdego z nich będzie inna. Standardowo, rozpoczynające się audyty, zakładają użycie określonych narzędzi, list zagadnień, wykazu osób lub funkcji, czasu i miejsca pozyskiwania i analizowania danych i informacji.

W dużych komórkach organizacyjnych funkcjonują celowe zespoły audytu wewnętrznego, do wyrywkowego sprawdzania tych samych rzeczy, w cyklach kwartalnych, rocznych lub innych.

Korzyścią z takich audytów jest zachowanie metodyki audytowania oraz łatwy dostęp do niezbędnych informacji. Gospodarzem takich audytów jest komórka audytowa , działająca zwykle z upoważnienia i w imieniu zarządu firmy lub w większych organizacjach, Zarządu Grupy Firm lub nawet organów nadzorczych.Te zespoły audytu wewnętrznego , bywa  że są wykorzystywane do realizacji zadań audyto podobnych /quasi audytowych np. realizują zlecenia bardzo szczegółowego audytu personalnego lub szczegółowego audytu niewielkiej komórki organizacyjnej będącej przedmiotu analiz organizacyjnych i zarządczych, w celu urealnienia podstaw decyzji o wymianie menedżera czy specjalisty. Audyt z założenia, ma wskazać kierunki działania na przyszłość i ocenić postęp prac w ostatnim z analizowanych okresów, natomiast audyty na zlecenie, wykonywane w celu udowodnienia słuszności decyzji menedżerskich, są pewnego rodzaju nadużyciem, jeśli ich zadaniem jest udowodnienie przyjętej już do realizacji tezy menedżerskiej- nie są wówczas bezstronne i nie są zwykle obiektywne.

Natura audytu powoduje, że uczestniczące w nim osoby powinny przekazywać tyko i wyłącznie prawdziwe i dające się udokumentować informacje , a nie powinny zawierać zbyt dużej liczby ocen i sugestii. Audyt ma być wiarygodny, a nie stronniczy.

Osoby audytujące stosować mogą różne metody pracy:
  • bazować na informacjach/deklaracjach
  • analizować dokumenty i raporty z monitorowania działań bieżących
  • przeprowadzać testy osobowe
  • dokonywać wyrywkowych sprawdzeń dokumentacji

Wyniki audytowania powinny zostać dostarczone w krótkim czasie, do wszystkich osób , dla których audyt może wnieść ważne sugestie i wskazówki do dalszego działania komórki organizacyjnej/osoby..

Jego zakończeniem zawsze pozostają wnioski i wyznaczenie zadań do wykonania w określonym czasie. Tylko wówczas, jego stosowanie osiąga zadawalającą efektywność.

Metodyka audytów, to obszar ustaleń zleceniodawców i wykonawców. W zasadzie nie ma czegoś takiego jak obiektywne zasady przeprowadzania kontroli audytowej w zakresie treści , a jedynie są, w zakresie formy/formuły.

Audyt - def.
Dylematy skutecznego audytowania
Wróć do spisu treści | Wróć do menu głównego